V souvislosti s účinností Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“ nebo „Nařízení“ ) došlo masovému uzavírání zpracovatelských smluv. Správci osobních údajů tak překotně reagovali na účinnost GDPR a tento „nový“ institut. Uvozovky používám záměrně, protože povinnost mít uzavřenou zpracovatelskou smlouvu vychází již z § 6 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů (v textu dále jen „zákon“).
Povinnost k uzavření písemné smlouvy o zpracování osobních údajů mezi správcem a zpracovatelem tedy není žádnou novinkou. Rozdíl mezi úpravou obsaženou v dosud platném zákoně a v GDPR spočívá zejména v obsáhlosti definice zpracovatelské smlouvy a jejích náležitostí. Zatímco zákon pouze obecně hovoří o písemné formě a rozsahu, účelu a době zpracování, GDPR přináší exaktní výčet jednotlivých náležitostí.
Jak tedy v případě sjednávání zpracovatelské smlouvy postupovat? V první řadě je potřeba posoudit, zda se v případě vztahu správce osobních údajů a třetí osoby jedná skutečně o vztah zpracovatelský.
V případě existence zpracovatelského vztahu je podle čl. 28 GDPR nutné uzavřít písemnou smlouvu. Připouští se rovněž uzavření smlouvy v elektronické formě. Pro úplnost je potřeba uvést, že mezi správcem a zpracovatelem nemusí existovat samostatná zpracovatelská smlouva nad rámec již existujícího smluvního vztahu. Zpracovatelskou smlouvou se rozumí rovněž samotný smluvní vztah mezi správcem a zpracovatelem, který splňuje podmínky čl. 28. Pokud má například podnikatel smlouvu s účetní společností a tato obsahuje náležitosti popsané v čl. 28, není nutné uzavírat ještě zvlášť zpracovatelskou smlouvu. Pokud však taková smlouva požadované náležitosti neobsahuje, je nutné vedle této smlouvy uzavřít ještě smlouvu zpracovatelskou, případně původní smlouvu rozšířit dodatkem. Zpracovatelská ujednání mohou být, podle mého názoru, rovněž součástí obchodních podmínek.
Co musí být podle GDPR obsaženo ve zpracovatelské smlouvě? Zpracovatel musí být zavázán zpracovávat osobní údaje jen na základě doložených pokynů správce a musí zajistit, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti, nebo aby se na ně vztahovala zákonná povinnost mlčenlivosti. Zpracovatel se musí rovněž zavázat přijmout veškerá opatření požadovaná podle čl. 32, který obsahuje konkrétní výčet nutných organizačních a bezpečnostních opatření. Zpracovatel musí být smlouvou zavázán dodržovat podmínky pro zapojení dalšího zpracovatele (podzpracovatele) – nesmí zapojit dalšího zpracovatele do operací zpracování bez předchozího povolení správce a pokud dalšího zpracovatele zapojí, musí mu být uloženy stejné povinnosti jako samotnému zpracovateli.
Zpracovatel musí být dále povinen zohledňovat povahu zpracování a být mu nápomocen při splnění správcovy povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů. Zpracovatel musí být správci nápomocen rovněž při hlášení bezpečnostních incidentů, při zpracování analýzy DPIA a při předchozích konzultacích s dozorovým úřadem. Smlouva musí zpracovateli ukládat povinnost vymazat v souladu s rozhodnutím správce všechny osobní údaje nebo je vrátit správci po ukončení poskytování služeb spojených se zpracováním. Důležitou povinností zpracovatele je rovněž závazek informovat správce o všech okolnostech nutných k ověření souladu činnosti zpracovatele s požadavky smlouvy a povinnost poskytnout součinnost k provádění auditů nebo inspekcí správcem nebo jím pověřenou osobou.
Kromě výše uvedených náležitostí je vhodné ve smlouvě popsat konkrétní mechanismus hlášení bezpečnostních incidentů. Povinnost hlásit bezpečnostní incident správci ukládá zpracovateli čl. 33 odst. 2 GDPR. Přesto je účelné ve smlouvě tuto povinnost zpracovateli připomenout a současně popsat přesný mechanismus řešení vzniklé situace.
Jednotlivé povinnosti zpracovatele mohou být zajištěny smluvní pokutou. GDPR smluvní pokuty mezi správcem a zpracovatelem výslovně neupravuje. Záleží tedy na rozhodnutí správce, zda splnění některých povinností zpracovatelem touto formou zajistí.
Na co přesně si dát při uzavírání zpracovatelských smluv pozor? Za sjednání zpracovatelské smlouvy odpovídá správce. Z Nařízení nevyplývá povinnost zpracovatele předkládat návrh zpracovatelské smlouvy nebo dodatku. Správce nemůže předávat osobní údaje zpracovateli, se kterým nemá smluvní vztah reflektující všechny požadavky čl. 28 Nařízení. Správce by měl sám iniciovat uzavření zpracovatelské smlouvy, v případě předložení návrhu zpracovatelem je na místě zvýšená obezřetnost. V praxi je možné se setkat se zpracovateli, kteří iniciativně předložili správci jakožto svému klientovi návrh zpracovatelského dodatku zcela neodpovídající požadavkům Nařízení (obsahující například nepřesné formulace povinností zpracovatele nebo neúplný výčet jeho povinností) a spokojený správce, který chtěl mít GDPR „vyřešené“, takový dodatek bez dalšího posuzování akceptoval. Takto chybně sjednaný dodatek pak jde k tíží správce, který dostatečně nezajistil splnění povinnosti ke sjednání zpracovatelské smlouvy obsahující všechny povinné náležitosti. Běžnou chybou je rovněž nepřesná formulace jednotlivých povinností zpracovatele. Věta „Zpracovatel se zavazuje poskytnout správci veškerou potřebnou součinnost…“ nenahrazuje přesný výčet povinností správce, jak požaduje Nařízení v čl. 28 odst. 3. Pokud už se smluvní strany rozhodnou neuvádět ve smlouvě přesný výčet povinností zpracovatele podle Nařízení, měla by smlouva obsahovat přinejmenším formulaci v tomto nebo obdobném znění: „Zpracovatel se výslovně zavazuje, že splní všechny povinnosti vyjmenované v čl. 28 odst. 3 Nařízení.“ Obecné formulace o poskytnutí veškeré součinnosti ze strany zpracovatele nemohou nahradit přesné pojmenování jeho povinností nebo výslovný odkaz na citovaný článek Nařízení.
S ohledem na výše uvedené by měli být správci osobních údajů iniciativní a předkládat vlastní návrhy zpracovatelských dodatků nebo smluv. V případě předložení návrhu samotným zpracovatelem je potřeba ověřit plný soulad s požadavky popsanými v čl. 28 GDPR. V případě, že zpracovatel nereaguje na výzvy k součinnosti k uzavření zpracovatelského dodatku nebo smlouvy, měl by správce zvážit ukončení spolupráce.
Zdroj citace: Mgr. Jan Mandát epravo.cz
